Eén integraal werkende organisatie

Samen met Stadjers en organisaties
De organisatieontwikkeling stond in 2017 in het teken van verbinden, verduidelijken en volhouden (verder gaan op de ingeslagen weg).

De veranderlabs hebben gediend als motor voor andere vormen van ontwikkeling. De leerervaringen hebben we binnen de organisatie verder vergroot. We werken vanuit vier concernbrede thema’s  en hebben daarom gekozen voor een aanpak die zich laat kenschetsen als ‘horizontaal veranderen’. De vier thema’s zijn:

1. Van buiten naar binnen: weten we als organisatie voldoende hoe de buitenwereld verandert en maken we dat dusdanig concreet dat we er mee aan de slag kunnen?
2. Naar innovatieve werkwijzen en processen: als de buitenwereld verandert, zijn we dan innovatief genoeg om onze werkwijzen en processen hierop aan te passen?
3. Persoonlijk leiderschap: als de buitenwereld en onze werkwijzen en processen veranderen, zijn we dan in staat om ook persoonlijk leiderschap op basis hiervan vorm te geven?
4. Naar effectieve organisatie, samenwerking en (be)sturing: als de buitenwereld verandert, we onze werkwijzen en processen innoveren en onze medewerkers zich ontwikkelen, hoe komen we dan tot een bijpassende, adaptieve wijze van organiseren, samenwerken en (be)sturen?

Om op de veranderende buitenwereld in te spelen, zijn we bijvoorbeeld concreet aan de slag gegaan met het toepassen van blockchain-technologie (Stadjerspas)  en hebben we een app voor schuldhulpverlening ontwikkeld. Ook willen we medewerkers blijvend stimuleren te komen met vernieuwende ideeën om onze manier van werken en onze dienstverlening te verbeteren. Eén van de manieren om dit te doen was het ophalen van ideeën via de verkiezing van het gouden idee en het uitreiken van het Gouden Ei.Daarnaast willen we het persoonlijk leiderschap vergroten. Dit doen we door In onze opleidingsweek allerlei opleidingen aan te bieden die hier specifiek op zijn gericht. Om naar een effectieve organisatie te komen hebben we bijvoorbeeld voor “The next city” via een uitgebreid participatieproces ideeën opgehaald bij onder andere Stadjers, ondernemers, en bestuurders van buurgemeenten. Daarmee willen we komen tot een nieuwe omgevingsvisie voor stad en regio in 2030.  Ook bij het gebiedsgericht werken hebben we samen met Stadjers en organisaties in de stad opgave-gericht gewerkt aan een gebiedsagenda en -programma. Van ons vraagt dat zichtbaar zijn in de wijken, weten wat er speelt, integraal werken en burgerinitiatieven faciliteren. We organiseerden excursies, wijksafari's, leeractiviteiten en uitwisseling (intern en met andere gemeenten en organisaties) om hier aan te werken. Het inspiratiefestival Let’s Gro zorgt voor een platform voor initiatieven van Stadjers, een marktplaats voor creatieviteit en een proeftuin voor nieuw beleid. Het is draagt bij aan plannen en initiatieven met maatschappelijke meerwaarde.

Omgevingswet
De Omgevingswet vervangt tientallen wetten en ministeriële regelingen die belangrijk zijn voor de leefomgeving. De invoeringsdatum is opgeschoven van 1 juli 2019 naar 1 januari 2021.  Ook hier streven we naar laagdrempelige, integrale dienstverlening en één loket. In 2017 wilden we een eerste impactanalyse gereed hebben. In september hebben we deze samen met het Implementatieplan Omgevingswet vastgesteld. Hiermee hebben we meer inzicht gekregen in de gevolgen van de Omgevingswet voor de gemeente Groningen.

Verbeterprogramma financieel administratieve beheersing
De veranderende samenleving, nieuwe regelgeving, IT ontwikkelingen en de nieuwe rol van de overheid vraagt steeds meer een andere houding van overheid én accountant. Ook scherpere regelgeving en toezicht door de Autoriteit Financiële Markten maakten de accountantscontrole over 2016 scherper. Waar we jarenlang gewend waren zaken op een bepaalde wijze te administreren en te presenteren en daar in het verleden altijd een goedkeuring voor hebben ontvangen, is dat dit langer niet (meer) houdbaar. Dit geldt bijvoorbeeld voor het onderscheid dat we moeten maken tussen een grondexploitatie en een investeringsproject, zoals bij het project Grote Markt en Eemskanaalzone. Ook de wijze waarop we gewend waren om te gaan met activeren van eigen bijdragen in projecten en de wijze van administratie van onze erfpachten is op grond van de toepassing van de wet niet (meer) toegestaan.

We hebben de gemeenterekening 2016 hierop zo veel als mogelijk aangepast; niet voor alle posten was dit meer mogelijk gezien de complexiteit. Ook hebben we ervoor gekozen de beginbalans niet aan te passen, gezien de goedkeuring over de jaarrekening 2015 van de vorige accountant. Daarnaast hadden we, net als alle andere gemeenten, te maken met de landelijke problematiek rondom de PGB lasten bij de Sociale Verzekeningsbank, die vanwege de hoge omvang in Groningen een grote impact had op de controletolerantie. Dit heeft geresulteerd in een afkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening 2016. Naar aanleiding daarvan zijn we direct na de zomer 2017 een verbeterprogramma gestart. Opdracht is: voer zodanige verbeteringen door dat de gemeente Groningen structureel een goedkeurende verklaring van de accountant krijgt. Daarmee grijpen we het Verbeterprogramma ook aan om onze financiële sturing en beheersing te verbeteren, zodat we als gemeente financieel meer in control komen.

We hebben als organisatie veel werk verzet, met veel energie en focus. We zijn gestart met een gezamenlijke startnotitie met de accountant en een vrijwel nieuw team, waarin de organisatie breed vertegenwoordigd is. We hebben een korte termijn programma ingesteld, werkten aan het herstel van de beginbalans en aan de opzet van een middellange termijn verbeterprogramma. De eerste resultaten van de verbeteringen waren zichtbaar in de managementletter van de accountant over 2017 (1 februari 2018, zie ook de collegebrief met kenmerk 6775950). Deze interim rapportage was voor ons een belangrijke bevestiging dat we met de juiste stappen bezig zijn. Het herstel van de beginbalans (waarover de raad in april integraal zal besluiten) was een omvangrijk traject waarbij we nog meer zicht hebben gekregen op de omvang van de verbeteringen; deze hebben een plek gekregen in het Verbeterprogramma voor de middellange termijn.

Financiele en HR-processen
We willen integraal en wendbaar zijn. Hiervoor wilden we onze processen vereenvoudigen en de basis op orde hebben. Onze focus lag op de financiële en HR-processen. Om te voldoen aan nieuwe wetgeving, zijn we gestart met E-facturering. We verwachten dat we in het voorjaar van 2018 de eerste leverancier kunnen aansluiten om facturen geautomatiseerd te kunnen verwerken. Daarnaast zijn we gestart met het digitaliseren van uitgaande facturen, zodat we ook dit uiteindelijk geautomatiseerd en centraal kunnen doen. We betalen 95% van onze facturen binnen de wettelijke termijn (zie tabel 1). De streefwaarde was 90%.

Ten aanzien van HR wilden we technologische hulpmiddelen inzetten om ons menselijk talent optimaal te benutten. Ook wilden we de kwaliteit van de ondersteuning en sturing omhoog brengen.

We hebben meer inzicht gekregen in onze HRM processen en de sturing is makkelijker gemaakt. Hiervoor hebben we onze kerncijfers betrouwbaar gemaakt en we hebben onze HRM-processen gedigitaliseerd via het nieuwe eHRM systeem. Per 1 januari is de salarisadministratie overgezet naar eHRM. Aansluitend hebben we nog 7 modules van eHRM in gebruik genomen: declaraties, opleidingsmanagement, rapportages, in- door & uitstroom, managementinformatie, Individueel Keuze Budget, verzuim en verlof. We lopen op schema en we verwachten rond de zomer van 2018 te kunnen afronden.

Huisvesting
Wendbaarheid en integraliteit zijn de uitgangspunten bij de huisvesting van onze medewerkers. We zijn gestart met de inrichting van de werkplekken op basis van activiteit gerelateerd werken. Daarmee richten we de werkomgeving in op de activiteiten en taken in de organisatie. Dit loopt door in 2018. Tussentijds en na afloop evalueren we. Daarna maken we een plan van aanpak voor een vervolg op de invoering van activiteit gerelateerd werken.

Eén vastgoedorganisatie
We hebben een reorganisatie uitgevoerd, waarmee we ons gemeentelijk vastgoed in één vastgoedorganisatie hebben gebundeld. Hiermee kunnen we breed sturen op al ons maatschappelijk en kernvastgoed. Ook is een deel van het vastgoed intern overgedragen aan de nieuwe vastgoedorganisatie. In 2018 krijgt dit een vervolg.

WIJ-Groningen
We hebben de voorbereidingen getroffen zodat de Stichting WIJ Groningen per 1 januari 2018 kan starten. Vanuit onze organisatie kwam 29,7 fte aan personeel in dienst bij Stichting WIJ-Groningen. Hiervoor hebben we een sociaal plan gemaakt. De stichting regelt zelf de HRM en financiële ondersteuning. Een aantal diensten blijven we leveren vanuit onze organisatie (diensten in de uitvoering van het ketenproces van de Wet Maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet en deel Participatiewet, huisvesting, ICT, informatievoorziening en communicatie). Hiervoor stellen we een dienstverleningsovereenkomst op.

Noordelijk Belasting Kantoor
Op 1 januari 2018 start de belastingsamenwerking tussen de gemeente en de drie noordelijke waterschappen in de vorm van het Noordelijk Belastingkantoor. Dit leidt tot een structurele krimp in onze bedrijfsvoering van 2,6 miljoen euro. Ter compensatie hebben we afgesproken dat wij de dienstverlening voor ICT en huisvesting leveren. Deze afspraken zijn gerealiseerd. Ook hebben we afgesproken dat tenminste 12,3 fte vaste medewerkers (ondersteunend personeel) naar het Noordelijk Belastingkantoor overgaan. Dit krijgt een vervolg in 2018.

Prestatie indicatoren bezwaarprocedures, financiële administratie en zaakgericht werken

We verantwoorden in dit onderdeel de indicatoren. Als er geen gegevens beschikbaar zijn staat er een streepje.

*we streven naar het uiteindelijk zaakgericht uitvoeren van 90% van onze dienstverlening

**Inclusief publieke facturen

Het percentage bezwaarprocedures dat is afgehandeld binnen de wettelijke termijn, is 76%. Mede oorzaak was een procedure aan het begin van het jaar met 40 bezwaren. Deze procedure duurde langer dan de wettelijke termijn. We hebben bijgestuurd door onze processen efficiënter te maken, waardoor we de bezwaren sneller kunnen afhandelen. Hiermee hebben we een groot deel van de achterstand die we aan het begin van het jaar hebben opgelopen, kunnen wegwerken.

Bij de overige indicatoren zijn geen grote afwijkingen.