12.1.1 Gemeenteraad en griffie

In de gemeentebegroting voor 2017 stelden we ons de volgende doelen:

• De raad heeft een helder beeld bij de eigen rol in de veranderende samenleving;
• De raad wordt op relevante besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat op hoofdlijnen;
• De lange-termijnagenda biedt een goed overzicht van de te bespreken agendapunten voor de komende tijd, waarbij rekening is gehouden met zowel een evenredige verdeling van agendapunten als ruimte voor meer actieve input van de raad;
• De communicatie met de burgers krijgt nadere aandacht, zodat de rol en betekenis van de raad en de leden aan bekendheid winnen in de stad.

We namen ons met het oog daarop voor de volgende activiteiten te ontplooien:

• De ondersteuning van de nieuwe agendacommissie en het wekelijks sturen van een zogenaamde piepmail aan de raad;
• Blijven toezien op inhoudelijk juiste aanlevering van stukken met voor de raad relevante informatie;
• Met de raad in gesprek gaan over het zelf meer invulling geven aan de lange-termijnagenda.

Nadere uitwerking van de uitkomsten van de onlangs gehouden publieksenquête Stad & Raad over de raadsleden en invulling geven aan verbeterpunten.

• Vanuit de inmiddels opgeheven commissie werkwijze raad is onder andere voorgesteld om in 2017 te beginnen met een agendacommissie en een wekelijkse piepmail. Beide zijn bedoeld om de raadsfracties een stem te geven voor wat op de agenda’s van de raadscommissies moet komen te staan. Voorlopige conclusie na een jaar is dat dit goed bevalt en dat de raad beide instrumenten wil blijven hanteren;
• De basis op orde was in 2017 leidraad voor de griffie. Zorgvuldige en tijdige aanlevering van de juiste stukken was daarbij het streven. Jammer was dat de nieuwe versie van het raadsinformatiesysteem dat begin 2017 door de leverancier werd gelanceerd, daarbij niet altijd behulpzaam was en voor veel extra werkzaamheden zorgde;
• Vanuit de griffie is regelmatig aandacht geweest voor de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad door dit zelf te monitoren en anderzijds gesprekken te voeren met (vertegenwoordigers van) de gemeentesecretaris. De kwaliteit van de stukken aan de raad is over het algemeen vrij goed;  
• De uitkomsten van de publieksenquête Stad & Raad uit 2016 zijn betrokken bij het debat over de toekomst van de lokale democratie dat de raad begin 2017 heeft gevoerd en heeft mede geleid tot meer duidelijkheid over de rol en functie van de raad ten aanzien van burgerbetrokkenheid. Concreet zijn er vijf experimenten met betrekking tot burgerbetrokkenheid van start gegaan, waar onder de wijkcoöperatie Oosterparkwijk.

Ook allerlei andere thema’s heeft de griffie in 2017 opgepakt:

• Er is voor de tweede keer een Open Raad georganiseerd, waarbij Stadjers hun plannen voor de stad konden presenteren;
• Er zijn expertmeetings georganiseerd over verkeersveiligheid, over scooters en over WIJ en het veld;
• De griffie is vertegenwoordigd in de projectgroep en stuurgroep digitalisering A-Z binnen de organisatie;
• De griffie is samen met enkele andere gemeenten en Dimpact bezig geweest om te inventariseren hoe het raad-informatiesysteem verder verbeterd kan worden. In 2018 zal de raad zich op basis van een voorstel kunnen uitspreken over de vraag of er een aanbesteding moet plaatsvinden;
• Het proces ten behoeve van de komende herindeling met Ten Boer en mogelijk Haren wordt vanuit de griffie begeleid;
• De griffie participeert in de werkgroep renovatie stadhuis en kijkt naar tijdelijke huisvesting en vergaderruimte ten tijde van de renovatie;
• De griffie heeft diverse groepen leerlingen van MBO en HBO ontvangen op het stadhuis voor een nadere uitleg over de lokale politiek;
• Het gebruik van sociale media is geïntensiveerd voor een betere zichtbaarheid van raadsleden en het werk van de raad;
• Voor de raad zijn er diverse bijeenkomsten geweest over de nieuwe Omgevingswet.

Met de ondernomen activiteiten ten aanzien van de lange termijnagenda heeft de raad meer grip hierop gekregen. Met behulp van onder andere begeleidingscommissies en extra informatiebijeenkomsten heeft de raad het afgelopen jaar over relevante onderwerpen tijdig het debat kunnen voeren.